广职院发〔2019〕184号
广安职业技术学院
关于印发《基建档案管理办法（试行）》
的通知
广安技师学院，广安广播电视大学，校属各单位:
《广安职业技术学院基建档案管理办法（试行）》已经2019年第15次校长办公会审议通过，现印发于后，请遵照执行。
广安职业技术学院
2019年11月28日
广安职业技术学院
基建档案管理办法（试行）
为了提高学校基建档案的质量和管理水平，充分发挥基建档案在基本建设和管理工作中的作用，依据《高等学校基本建设类档案工作规范》《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《高等学校档案管理办法》等规定，结合学校实际，制定本办法。
第一章 基建档案工作的基本原则
第一条凡在学校基本建设管理和基本建设工程项目(新建、扩建、改建、以及大、中型维修)活动过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的材料，均属基建类档案。
第二条学校基建档案按集中统一的原则，确保档案材料完整、准确、系统、完全和有效利用。
第三条基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中，做到基建工程一开始就与建立档案工作同步进行；工程建设过程中，要与竣工材料的积累，整编、审定工作同步进行；工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工资料的验收同步进行。
第四条把基建档案工作列入学校的发展计划，在经费、库房、设备和人员配备等工作条件上给予保证，每年二级部门预算应有专门的基建档案工作经费。
第二章 基建档案归档的范围
第五条确定的原则
（一）归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用;
（二）归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统;
（三）归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律．保持其有机联系与实物完全一致并具有成套性。
第六条归档的主要内容和重点
（一）归档主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术设备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面;
（二）归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。
第七条不归档的文件材料
（一）上级机关有关基建的普发性(非专指本校)、不办的文件；
（二）正式施工前的草图、未定型图纸;
（三）重份文件和重份图纸；
（四）无查考价值的临时性、事务性文件。
第三章 基建档案管理工作要求
第八条归档的基建文件材料必须真实准确地反映基建管理和项目建设的全过程，与客观实物相吻合，遵循其自然形成规律，保持其有机联系，便于保管和利用。归档的基建文件材料必须是原件，使用复印件必须说明原件存放地点。
第九条资产基建处负责学校基建项目的档案资料工作，在学校档案馆的具体指导下做好基建档案的编制、收集和整理，按时移交学校档案馆。并定期接受上级相关业务主管部门的检查验收。
第四章 基建资料的立卷与归档流程
第十条形成积累
（一）资产基建处要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作;
（二）资产基建处接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务;
（三）基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料．交总承包单位汇总，整理、竣工时由总承包单位向学校资产基建处提交完整、准确、系统的基建档案材料;
（四）基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，送交学校资产基建处汇总、整理;
（五）学校档案馆对全校的基建档案业务工作进行指导，随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作;
（六）资产基建处应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关;
（七）资产基建处要检查设计、施工、监理单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征;
（八）使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续;
（九）归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图像清晰;
（十）归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成;
（十一）归档的蓝图，规格必须符合国家标准、字、图清晰，用纸优良;
（十二）工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制整理、审核、交接验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图;
（十三）凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料除本校发文归档二份，其余一般归档一份;
（十四）资产基建处要定期检查，绘制学校的总平面图及水、电、气、通讯等管网图。
第十一条整理组卷
（一）基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后，资产基建处分管基建档案工作的负责人组织本项目完成应归档的基建文件材料整理组卷工作;
（二）根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则。对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，可按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷;
（三）组卷时，图纸按图的类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水电施工图、弱电施工图、变更图等)。底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订;
（四）工程技术人员填写归档说明，交资产基建处分管负责人审查后，放在第一卷的卷内目录之前;
（五）卷内文件材料编号、整理，卷内目录与备考表的填写，案卷装订等均应符合案卷的质量要求。
第十二条归档验收
（一）基建项目在验收前，应对基建文件材料进行预验收，没有基建档案室的证明，不得组织工程竣工验收;
（二）学校档案馆和基建专职档案员应是工程验收小组成员，会同资产基建处负责基建文件材料的验收工作;
（三）基建项目在验收后两个月内归档。档案馆要认真进行审查、验收归档的档案材料，并在基建档案材料归档说明书上签署意见，基建项目在验收后两个月内归档并移交档案馆;
（四）填写基建档案资料移交目录，一式两份，连同案卷经档案部门清点无误后，交接双方在在移交目录上签字盖章，各执一份存查。
第五章 基建档案的管理
第十三条文件的收、发
（一）收到建设行政主管部门和政府有关部门发放的文件后，做好文件收文登记，如须发放到施工单位、监理单位的，复印后及时发放并做好文件发文记录;
（二）收到施工单位、监理单位提交的文件、报告等，做好文件收文登记，如需回复的，经办人应及时呈送有关领导批阅处理回复;
（三）设计院发放到学校的施工图纸、设计变更等要做好收文登记。把图纸（设计变更）及时发放到监理单位，由监理单位发至施工单位，做好发文登记，并保留一份在资产基建处存档;
（四）对发放到施工单位、监理单位的通知等，须保留一份在资产基建处，做好文件发文登记。
第十四条档案的借阅
（一）严格规范各类文件、技术资料的借阅手续。施工合同、监理合同、施工许可证、规划许可证、质量报监登记书、安全监督登记书等原件原则不外借，确因工作需要借阅原件或复印件，须填报《基建档案借阅审批表》经审批后做好借阅登记;
（二）查阅利用档案者不准随意进入档案室，如因工作需要必须经过领导批准并由本处室工作人员陪同。
第十五条档案的安全管理
（一）做好各类文件、技术资料的防火、防盗、防霉变等安全管理工作;
（二）根据实际情况，对上述工程技术资料由资料员统一进行计算机信息管理，以便查阅。
第六章 基建档案工作岗位责任制
第十六条分管基建工作的校领导职责
（一）组织贯彻国家有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入分管工作的发展计划，在经费、库房、设施和人员配备等方面为发展档案工作提供条件;
（二）定期检查和研究解决基建档案工作存在的实际问题。
第十七条基建管理部门领导的职责
（一）会同学校档案馆编制基建档案工作的长远规划和年度计划，制订和健全有关的管理制度;
（二）把基建档案工作纳入基建管理工作之中，并监督各部门执行;
（三）定期检查，做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建进度同步;
（四）项目结束后，组织收齐基建档案，审查归档质量是否符合完整、准确、系统的要求;
（五）提出基建档案资料的案卷保管期限和密级;
（六）参加基建档案资料的鉴定工作。
第十八条基建部门专职档案人员职责
（一）负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件材料的完整、准确、系统;
（二）根据文件材料不同种类的特征，合理分类存放，便于平时利用、立卷归档;
（三）归档案卷要组卷合理，编写页号准确、卷内目录、备考表、案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要;
（四）接受学校档案馆的业务指导和督促检查，按规定时间向档案馆归档;
（五）参加业务学习，提高工作水平。
第十九条本办法自印发之日起实施。
附件：1.文件收文登记表
2.文件发文登记表
3.基建工程档案归档验收记录
4.基建档案借阅审批表
5.文件借阅登记表
